Privatlivspolitik

Om denne privatlivspolitik

Penselgrossisten værner om dit privatliv. I denne privatlivspolitik beskriver vi, hvordan vi indsamler, anvender, deler og opbevarer personoplysninger, når du kontakter os, ansøger om en kundekonto, handler hos os eller besøger vores hjemmeside.

Vi sælger malerværktøj og tilhørende produkter til virksomheder og professionelle. Også i et forretningsforhold mellem virksomheder kan vi behandle personoplysninger, eksempelvis navne, arbejdsrelaterede e-mailadresser og telefonnumre til personer, der repræsenterer vores kunder.

Denne privatlivspolitik gælder vores hjemmeside penselgrossisten.dk og vores behandling af personoplysninger i forbindelse med kundeforhold, ordrer, leveringer, markedsføring og anden forretningsmæssig kommunikation.

Oplysninger om cookies og lignende teknologier findes i vores separate cookiepolitik.

Hvem er ansvarlig for dine personoplysninger?

Penselgrossisten D Hallström AB er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Du er velkommen til at kontakte os på ovenstående e-mailadresse, hvis du har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Hvilke oplysninger vi behandler, afhænger af dit forhold til os, og hvordan du bruger vores tjenester.

Kundeansøgninger og kundekonti

Når du ansøger om en kundekonto eller er kontaktperson hos en kunde, kan vi behandle:

• Navn og kontaktoplysninger, eksempelvis e-mailadresse og telefonnummer.
• Virksomhedsnavn og organisationsnummer.
• Personnummer, når det er relevant i forbindelse med en enkeltmandsvirksomhed.
• Faktureringsadresse, leveringsadresse og e-mailadresse til fakturaer.
• Oplysninger om kundekontoen og din tilknytning til virksomheden.
• Kundens aftalte priser og prisliste.

Ordrer og betalinger

Når du eller den virksomhed, du repræsenterer, handler hos os, kan vi behandle:

• Ordrer, ordrehistorik og fakturaer.
• Kontaktoplysninger til bestillere og modtagere af leveringer.
• Leveringsadresser og oplysninger, der er nødvendige for at bestille fragt.
• Betalingsstatus, betalingspåmindelser og eventuelle inkassosager.
• Reklamationer, returneringer og andre forhold vedrørende køb.

Kontakt og kundeservice

Når du kontakter os via e-mail, telefon eller kontaktformular, behandler vi de kontaktoplysninger, du giver os, og den korrespondance, der er nødvendig for at besvare og følge op på din henvendelse.

Markedsføring

I forbindelse med markedsføring rettet mod virksomheder kan vi behandle e-mailadresser til virksomheder og deres repræsentanter. Vi behandler også oplysninger om afmeldinger og indsigelser mod fortsat markedsføring.

Brug af hjemmesiden

Når du er logget ind på din kundekonto, kan vi behandle oplysninger om tidligere ordrer, produkter, som du selv har gemt som favoritter, og produkter, du har besøgt.

Hjemmesidens funktioner kan desuden medføre behandling af cookies og lignende tekniske oplysninger. Dette beskriver vi nærmere i vores separate cookiepolitik.

Hvor får vi personoplysningerne fra?

Vi modtager først og fremmest oplysninger direkte fra dig eller fra den virksomhed, du repræsenterer. Det kan eksempelvis ske, når du ansøger om en kundekonto, afgiver en ordre eller kontakter os.

Vi kan også modtage oplysninger fra en anden person i din virksomhed, eksempelvis når en kollega angiver dig som kontaktperson, bestiller eller modtager af en levering.

For at finde nye erhvervskunder kan vi indsamle virksomhedsrelaterede kontaktoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, eksempelvis virksomhedernes egne hjemmesider.

At en kontaktoplysning er offentligt tilgængelig, betyder ikke, at den må anvendes til ethvert formål. Når vi behandler personoplysninger, som vi har modtaget fra andre end dig, giver vi information om behandlingen i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler.

Hvorfor anvender vi personoplysninger?

Kundeansøgninger og kundekonti

Vi behandler personoplysninger for at modtage og behandle kundeansøgninger, oprette og administrere kundekonti og gøre det muligt for kunder at se deres priser, afgive ordrer og få adgang til deres ordrehistorik.

Ordrer, leveringer og betalinger

Vi anvender personoplysninger til at administrere ordrer, bestille transport, gennemføre leveringer, kommunikere med kunder, håndtere fakturaer og betalinger samt behandle reklamationer og returneringer.

Vi kan også have behov for at bevare relevant ordrehistorik og oplysninger om aftalte priser for at kunne administrere et fortsat eller genoptaget kundeforhold.

Kundeservice og forretningskommunikation

Vi behandler kontaktoplysninger og korrespondance for at besvare spørgsmål, give produktrådgivning, håndtere tilbud og følge op på kundehenvendelser og andre forretningsmæssige kontakter.

Produktinformation og markedsføring

Vi kan anvende virksomhedsrelaterede kontaktoplysninger til at informere om vores sortiment, produktnyheder, kampagner og tilbud, som er relevante for de professionelle, vi henvender os til.

Markedsføring kan ske via e-mail og i visse tilfælde gennem kataloger eller andet trykt materiale.

Når markedsføring indebærer behandling af personoplysninger, kan behandlingen bygge på vores legitime interesse i at markedsføre vores produkter, efter en vurdering af den registreredes interesser og rettigheder.

For markedsføring via e-mail gælder der desuden særlige regler i Danmark. Markedsføringsmails kræver som udgangspunkt modtagerens forudgående samtykke, også når modtageren er en virksomhed eller en generel virksomhedsadresse.

Der kan under særlige betingelser gælde en undtagelse for markedsføring af egne tilsvarende produkter til tidligere kunder. En offentligt tilgængelig e-mailadresse eller en eksisterende kundekonto giver ikke i sig selv tilladelse til at sende reklamemails.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring. Vores markedsføringsmails indeholder en mulighed for at afmelde fremtidige udsendelser.

Når du afmelder dig, ophører vi med markedsføring til den pågældende adresse. Vi kan bevare adressen på en begrænset spærreliste for at forhindre, at den ved en fejl bliver tilføjet vores udsendelseslister igen.

Bogføring og retlige forpligtelser

Vi behandler og opbevarer oplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde forpligtelser efter gældende lovgivning, eksempelvis bogføringslovgivningen.

Sikkerhed og retskrav

Vi kan behandle relevante oplysninger for at beskytte vores kundekonti og virksomhed, håndtere mistanke om misbrug samt fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger, så længe de er nødvendige til de formål, der er beskrevet i denne politik, eller så længe vi er forpligtet til at bevare dem efter lovgivningen. Opbevaringsperioden afhænger derfor af oplysningernes type og formål.

Kundekonti med tidligere ordrer

Vi bevarer relevante oplysninger om kundekonti, så længe de er nødvendige for at administrere kundeforholdet. En kunde kan vende tilbage efter flere års pause og have behov for at anvende sin tidligere prisliste og se ældre ordrer.

Kundekonti, hvor kunden ikke har afgivet en ordre i otte år, lukkes som udgangspunkt. Personoplysninger, som ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres. Oplysninger kan også slettes tidligere, hvis de ikke længere er nødvendige til deres formål.

Oplysninger, som skal eller lovligt kan bevares til et særskilt formål, eksempelvis bogføring eller et verserende retskrav, kan fortsat opbevares, efter at kundekontoen er blevet lukket.

Kundeansøgninger, der ikke fører til køb

Hvis en kundeansøgning aldrig fører til en ordre, sletter vi som udgangspunkt kundekontoen og de tilhørende personoplysninger senest to år efter ansøgningen.

Hvis der stadig er en konkret forretningsdialog i gang, kan de oplysninger, som er nødvendige for dialogen, fortsat behandles, så længe der er et gyldigt formål og retligt grundlag.

Kontaktpersoner

Vi anvender aktuelle kontaktoplysninger, så længe de er nødvendige for kundeforholdet. Når vi får oplyst, at en kontaktperson er fratrådt eller ikke længere repræsenterer virksomheden, opdaterer vi kontaktoplysningerne.

Oplysninger om tidligere kontaktpersoner kan fortsat fremgå af ældre ordredokumenter, fakturaer eller forretningskorrespondance, når der er et særskilt og gyldigt grundlag for at bevare disse dokumenter.

Ordrehistorik, fakturaer og bogføring

Vi opbevarer ordre- og fakturaoplysninger, så længe de er nødvendige for bogføring, kundeforholdet, reklamationer, betalingsforhold og andre dokumenterede formål.

Da den dataansvarlige er et svensk selskab, opbevarer vi selskabets regnskabsmateriale efter den relevante svenske bogføringslovgivning. Regnskabsmaterialet opbevares til og med det syvende år efter udgangen af det kalenderår, hvor regnskabsåret blev afsluttet.

Oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med et verserende retskrav, kan opbevares længere, når der er et gyldigt grundlag for det.

E-mail og kundeservice

Vi opbevarer forretningsrelateret korrespondance, så længe den er nødvendig for at håndtere og dokumentere kundeforholdet eller den konkrete sag.

Sådan korrespondance opbevares normalt i højst fem år efter, at sagen er afsluttet. Meddelelser, som ikke længere er nødvendige, slettes tidligere.

Korrespondance, som udgør regnskabsmateriale eller er nødvendig i forbindelse med et konkret, verserende retskrav, kan opbevares længere, når der er et gyldigt grundlag for det.

Markedsføring

Vi opbevarer kontaktoplysninger til markedsføring, så længe behandlingen er lovlig, og oplysningerne stadig er nødvendige til formålet.

Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, ophører vi med at anvende dine personoplysninger til dette formål. En begrænset oplysning om din afmelding kan bevares for at forhindre fremtidige udsendelser.

Cookies

Opbevaringsperioder for cookies og lignende teknologier er beskrevet i vores separate cookiepolitik.

Hvem deler vi personoplysninger med?

Vi deler personoplysninger med andre virksomheder og organisationer, når det er nødvendigt for at administrere vores virksomhed, gennemføre ordrer, levere vores tjenester eller opfylde retlige forpligtelser.

Hjemmeside og kundekonti

Wikinggruppen leverer vores hjemmeside og funktioner til blandt andet kundekonti og bestillinger.

Forretningssystem og fakturering

Fortnox anvendes til kundeadministration, ordrehåndtering, fakturering og betalingsrelaterede forhold.

I enkelte tilfælde kan oplysninger også blive behandlet i forbindelse med overdragelse af fakturakrav, betalingskrav eller inkasso.

E-mail

One.com leverer vores e-mailhosting og behandler oplysninger som led i denne tjeneste.

Transport og levering

DHL og eventuelle andre transportvirksomheder modtager de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre en levering, eksempelvis modtagerens navn, leveringsadresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Markedsføring

Campaign Monitor anvendes til vores e-mailudsendelser og til at administrere afmeldinger.

Andre modtagere

Vi kan videregive relevante oplysninger til myndigheder, når vi er forpligtet til det efter lovgivningen.

Nogle modtagere behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores instrukser. Andre modtagere kan være selvstændigt dataansvarlige for deres egen behandling.

Behandles oplysninger uden for EU/EØS?

Vi anvender eksterne tjenesteudbydere til blandt andet hjemmesidedrift, e-mail, forretningssystemer og markedsføring.

Afhængigt af tjenesteudbyderen og den anvendte tjeneste kan personoplysninger blive behandlet uden for EU/EØS eller være tilgængelige for modtagere i disse lande.

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et gyldigt grundlag efter de gældende databeskyttelsesregler. Det kan eksempelvis være en afgørelse fra Europa-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller passende garantier såsom Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Du kan kontakte os på info@penselgrossisten.se for at få flere oplysninger om de overførsler, der er relevante for vores virksomhed, og de anvendte beskyttelsesforanstaltninger.

Hvordan beskytter vi personoplysninger?

Vi træffer tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, uberettiget ændring og anden uautoriseret behandling.

Adgang til kundeoplysninger gives til medarbejdere, som har behov for oplysningerne i forbindelse med kundeforhold, ordrer, leveringer, fakturering og andre relevante arbejdsopgaver.

Vi arbejder på at holde kontaktoplysninger opdaterede og at fjerne personoplysninger, som ikke længere er nødvendige.

Hvilke rettigheder har du?

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Hvilke rettigheder der gælder i den konkrete situation, afhænger blandt andet af formålet med behandlingen og det retlige grundlag.

Ret til information og indsigt

Du kan anmode om oplysninger om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og få en kopi af oplysningerne.

Ret til berigtigelse

Du kan anmode om at få urigtige personoplysninger rettet eller ufuldstændige oplysninger suppleret.

Ret til sletning

Du kan under visse betingelser anmode om at få personoplysninger om dig slettet.

Vi kan dog være nødt til at bevare visse oplysninger, eksempelvis for at overholde en retlig forpligtelse eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Ret til begrænsning af behandling

Du kan i visse tilfælde anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til indsigelse

Du kan gøre indsigelse mod behandling, som er baseret på vores legitime interesse. Vi vurderer i så fald, om der er grundlag for at fortsætte behandlingen.

Du har altid ret til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring. Hvis du gør indsigelse, ophører vi med at behandle dem til dette formål.

Ret til dataportabilitet

I visse tilfælde kan du have ret til at modtage personoplysninger, som du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få oplysningerne overført til en anden dataansvarlig.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis en behandling bygger på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, inden samtykket blev trukket tilbage.

Sådan kontakter du os

Hvis du ønsker at gøre brug af en af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@penselgrossisten.se .

Vi kan have behov for at kontrollere din identitet, før vi udleverer oplysninger eller gennemfører den ønskede handling.

Vi behandler din anmodning uden unødig forsinkelse og svarer som udgangspunkt inden for en måned.

Hvis en anmodning er kompleks, eller vi har modtaget mange anmodninger, kan svarfristen under visse betingelser forlænges. Du vil i så fald få besked om forlængelsen og begrundelsen for den.

Klage til en tilsynsmyndighed

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

Du har også ret til at indgive en klage til en kompetent databeskyttelsesmyndighed, hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med reglerne.

I Danmark kan du kontakte Datatilsynet. Du finder mere information på www.datatilsynet.dk.

Da den dataansvarlige virksomhed er etableret i Sverige, kan du også kontakte den svenske databeskyttelsesmyndighed, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du finder mere information på www.imy.se.

Du kan desuden indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed i det EU-land, hvor du bor eller arbejder, eller hvor du mener, at en overtrædelse har fundet sted.

Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, når vores virksomhed, tjenester eller behandling af personoplysninger ændrer sig.

Den seneste version er tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer informerer vi de berørte personer, når det kræves efter gældende databeskyttelsesregler.